Bisnis apa pun harus memantau dengan ketat siapa yang berhutang pada bisnis tersebut. Proses ini disebut sebagai pengelolaan piutang. Ini mencakup pengiriman faktur, penyelesaian pembayaran, dan juga mengingatkan individu untuk membayar tagihan mereka tepat waktu. Pekerjaan semacam ini membutuhkan banyak waktu dan energi jika Anda melakukannya sebagai individu.
Inilah alasan mengapa kini semakin banyak perusahaan yang memilih untuk melakukan hal tersebut jasa outsourcing piutang kepada otoritas luar. Para ahli ini mengatur seluruh proses sedemikian rupa sehingga perusahaan dapat berkonsentrasi pada operasi lain yang bermanfaat. Namun demikian, outsourcing memiliki kelebihan dan kekurangannya, sama seperti langkah bisnis lainnya. Sekarang mari kita bicara tentang keuntungan dan kerugian dari outsourcing layanan piutang.
Apa Arti Pengalihdayaan Piutang?
Ketika sebuah bisnis menjual produk atau layanannya dan mengizinkan pelanggan membayar di kemudian hari, bisnis tersebut perlu mengelola pembayaran tersebut dengan hati-hati. Ini disebut piutang. Mengelola proses ini mencakup pembuatan dan pengiriman tagihan, melacak siapa yang telah membayar, menindaklanjuti siapa yang belum membayar, dan menyimpan catatan pembayaran. Pengalihdayaan berarti mempekerjakan perusahaan pihak ketiga untuk menangani semua tugas ini atas nama Anda. Daripada melakukan semuanya sendiri, sebuah bisnis membayar ahli dari luar untuk mengelola proses piutang. Hal ini dapat membantu meningkatkan efisiensi dan meluangkan waktu untuk tim Anda, namun juga memerlukan kepercayaan dan perencanaan yang tepat.
Penghematan Biaya Melalui Outsourcing
Salah satu alasan terbesar yang mendorong bisnis melakukan outsourcing adalah untuk menghemat uang. Saat Anda melakukan outsourcing piutang, Anda tidak perlu mempekerjakan staf dan melatih mereka, membeli perangkat lunak, dan melakukan semuanya sendiri. Pengeluaran seperti ini dapat tumbuh dengan cepat, khususnya di kalangan perusahaan kecil. Dengan outsourcing, Anda menghemat uang karena Anda hanya dikenakan biaya atas apa yang Anda konsumsi. Karyawan dan peralatan terlatih sudah tersedia di perusahaan outsourcing, sehingga Anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan apa pun. Hal ini membuat outsourcing terjangkau bagi sebagian besar perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki anggaran terbatas atau kebutuhan keuangan yang semakin meningkat.
Arus Kas Lebih Baik dan Pembayaran Lebih Cepat
Saat Anda melakukan outsourcing layanan piutang, para ahli menangani faktur dan penagihan Anda dengan lebih cepat dan efisien. Para profesional ini dilatih untuk menindaklanjuti pelanggan, mengingatkan mereka tentang pembayaran, dan mengatasi penundaan pembayaran. Ini membantu Anda menerima uang lebih cepat, sehingga meningkatkan arus kas Anda. Arus kas yang baik berarti bisnis Anda dapat membayar tagihannya tepat waktu, berinvestasi pada peluang baru, dan berjalan lancar tanpa tekanan finansial. Pembayaran yang lebih cepat juga mengurangi kemungkinan tagihan jangka panjang yang belum dibayar, yang dapat merugikan bisnis Anda dalam jangka panjang.
Akses terhadap Tenaga Profesional dan Teknologi Terampil
Perusahaan outsourcing berspesialisasi dalam jasa keuangan. Mereka memiliki pekerja berpengalaman yang mengetahui cara terbaik menangani faktur, menghubungi klien, dan mengelola catatan pembayaran. Perusahaan-perusahaan ini juga menggunakan perangkat lunak akuntansi canggih yang dapat melacak pembayaran, mengirim pengingat otomatis, dan mengurangi kesalahan manusia. Dengan melakukan outsourcing, bisnis Anda mendapatkan akses ke pengetahuan dan teknologi ahli ini tanpa harus membeli alat yang mahal atau menghabiskan waktu untuk pelatihan. Hal ini dapat mengurangi kesalahan, pelaporan yang lebih baik, dan pencatatan yang lebih akurat.
Lebih Banyak Waktu untuk Fokus pada Bisnis Anda
Dengan staf Anda tidak terganggu dengan tagihan jutaan dan menelepon pelanggan untuk melakukan pembayaran, Anda dapat fokus pada hal-hal penting terkait bisnis lainnya. Ini mungkin melibatkan peningkatan produk Anda atau membantu pelanggan atau bahkan menghasilkan lebih banyak penjualan. Proses outsourcing piutang mengurangi stres dan memungkinkan tim Anda fokus pada keahlian anggotanya. Ini meningkatkan efisiensi dan memastikan bahwa pelanggan Anda dilayani dengan baik oleh perusahaan outsourcing bahkan setelah mempekerjakan mereka.
Fleksibilitas dan Skalabilitas
Semakin berkembangnya bisnis Anda, semakin kompleks pula tugas keuangan Anda. Dengan menggunakan outsourcing, Anda dapat menyesuaikan layanan Anda dengan mudah tergantung kebutuhan Anda. Ketika tiba-tiba Anda memiliki lebih banyak pelanggan atau lebih banyak faktur yang harus diterbitkan, perusahaan outsourcing dapat mengatasi peningkatan jumlah tersebut tanpa mengharuskan Anda mempekerjakan lebih banyak orang. Alternatifnya, ketika perusahaan Anda tidak memiliki banyak bisnis, Anda dapat menghentikan layanan tanpa memecat siapa pun. Fleksibilitas seperti itu menjadikan outsourcing sebagai pilihan cerdas bagi perusahaan mana pun yang tertarik untuk melakukan ekspansi tanpa komplikasi personel.
Kehilangan Kontrol Atas Interaksi Pelanggan
Kerugian: Ini adalah salah satu kelemahan outsourcing karena ada kerugian dalam cara melayani pelanggan Anda. Penyedia layanan pihak ketiga berhubungan dengan komunikasi, yaitu Anda mungkin tidak tahu bagaimana mereka berbicara dengan klien Anda, dan seberapa efektif mereka dalam memecahkan masalah. Kecuali jika kelompok outsourcing tersebut profesional atau menyenangkan, mereka mungkin akan mematikan hubungan pelanggan Anda. Itulah sebabnya seseorang harus memilih penyedia yang mengetahui nilai-nilai perusahaan Anda dan standar layanan pelanggannya.
Risiko Pelanggaran Data dan Masalah Privasi
Pengalihdayaan berarti menyerahkan informasi keuangan bisnis dan pelanggan kepada kebijaksanaan perusahaan lain. Hal ini mungkin berbahaya bila perusahaan gagal mematuhi langkah-langkah keamanan yang baik. Jika informasi Anda dicuri atau digunakan secara salah, hal ini dapat merugikan bisnis Anda dan dapat menimbulkan masalah hukum juga. Anda harus memastikan kebijakan keamanan perusahaan sesuai dengan undang-undang privasi sebelum memberikan informasi sensitif apa pun. Seseorang harus percaya pada layanan pihak ketiga.
Kemungkinan Biaya Tersembunyi
Kadang-kadang, outsourcing tampak murah pada awalnya dan sebagai akibatnya timbul biaya tambahan. Ini mungkin termasuk biaya tambahan untuk laporan, peningkatan sistem atau layanan darurat. Tanpa membaca kontrak dengan cermat, seseorang juga bisa terkejut dengan munculnya tagihan. Jangan pernah dibiarkan tidak sadar akan apa yang Anda hadapi dan jangan pernah, dalam kesepakatan apa pun, menandatangani kontrak yang tidak Anda pahami. Transparansi harga menjadi pertimbangan untuk menghindari kerugian moneter.
Tantangan Komunikasi
Saat berkolaborasi dengan tim di luar, akan terjadi kesenjangan komunikasi. Hal ini mungkin disebabkan oleh perbedaan waktu, kendala bahasa, atau respons yang tertunda. Tanpa komunikasi yang jelas dan konsisten, kemungkinan besar terjadi kesalahan dan pembayaran mungkin tertunda. Pilih penyedia layanan yang sering melakukan pembaruan, metode mudah untuk menghubungi mereka, dan saluran komunikasi. Hal ini mencegah terjadinya kesalahpahaman dan membuat proses berjalan lancar.
Kesimpulan
Pengalihdayaan dalam layanan piutang bisa sangat menguntungkan karena dapat membantu menghemat uang, menerima pembayaran lebih cepat, dan mendapatkan lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi pada pertumbuhan bisnis. Ia juga mampu mengakses profesional yang berkualitas dan teknologi yang kuat. Namun hal ini juga memiliki kelemahan tertentu seperti hilangnya kendali, kemungkinan risiko terhadap data, dan kesulitan dalam komunikasi. Keputusan apakah akan melakukan outsourcing atau melakukan pengelolaan piutang dalam bisnis didasarkan pada kebutuhan dan tujuan bisnis. Jika Anda akan melakukan outsourcing, pilihlah mitra yang memiliki reputasi baik dan sistem keamanan yang sangat baik. Jika dilakukan dengan benar, outsourcing akan meningkatkan kesehatan keuangan Anda dan berkontribusi pada pengembangan bisnis.